Informacja O Przechowywaniu Akt Osobowych W Świadectwie Pracy

Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Polecamy: Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z Możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej bądź odwrotnie – wynika ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Prawo do renty a odprawa. Pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające do renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę lub emeryturę, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości 1-miesięcznego wynagrodzenia. Pracownik, który otrzymał odprawę, nie może Tekst pierwotny. Na podstawie art. 97 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, 2138 i 2255) zarządza się, co następuje: § 1. [Zakres przedmiotowy] Rozporządzenie określa: 1) szczegółową treść świadectwa pracy; 2) sposób i tryb wydawania świadectwa pracy; 3) sposób i tryb prostowania i Akta pracownicze zawierające informacje o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą (np. inspektor kopalniany) lub pracy zaliczanej do pracy górniczej (np. instruktor zawodowy w kopalni): 50 lat od daty zakończenia pracy przez pracownika. Przepis o przechowywaniu danych osobowych powstał w latach 80, kiedy Komu udostępnia się dane osobowe. Zakaz udostępnienia akt osobowych pracownika nie dotyczy organów kontrolnych, które ze względu na swoją funkcję uprawnione są do wglądu w dokumentację pracowniczą. Pracodawca musi więc ujawnić treść tej dokumentacji np. sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy czy inspektorom ZUS. Pracodawca, wydając pani Annie świadectwo pracy, przekazał jej informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o prawie i terminie jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji pracowniczej. 3. Stosunek pracy ustał w wyniku: a) rozwiązania w drodze wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę z przyczyn niedotyczących pracownika (likwidacja stanowiska) - art. 30 § 1 pkt 2 kp w związku z art. 10 ust. 1 (zwolnienia indywidualne) ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązania z pracownikami stosunków W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przewidziano podział akt osobowych na 4 (w miejsce funkcjonujących do końca 2018 r. trzech) części obejmujące: etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych), Zajęcie komornicze i inne informacje w świadectwie pracy. Źródło: Dodatek do Gazety Podatkowej nr 37 (1703) z dnia 07.05.2020, strona 2 - Spis treści ». Tytuł: Zasady wystawiania świadectwa pracy. Zakres informacji W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu Starsza dokumentacja pracownicza niespełniająca aktualnych wymogów w zakresie prowadzenia akt osobowych. Prowadzę akta osobowe pracowników zatrudnionych już od lat 70-tych. W teczkach akt osobowych, w części A bądź B, znajdują się niejednokrotnie dokumenty z dawnych lat, których zakres danych o pracowniku znacznie wykracza poza Pracodawca w myśl art. 221 par. 1 pkt 6 kodeksu pracy może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących przebieg dotychczasowego zatrudnienia. 6sYp. Dokument informacji przekazywanej pracownikowi na podstawie art. 946 jeszcze 93 % treściAby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub zamów posiadasz kontoZaloguj się Czekają nas zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej związane z jej elektronizacją i skróceniem okresu przechowywania. O tym już wiele pisano i mówiono. Warto natomiast pamiętać o jeszcze jednej powiązanej kwestii – a konkretnie o tym, że nowe regulacje mają znaczenie także dla obowiązków pracodawców związanych z wydawaniem świadectw pracy. Czytaj także: Świadectwo pracy: co powinno zawierać Te z kolei stanowią podstawową metodę potwierdzania zakończonego już zatrudnienia w danej firmie. Mają istotne znaczenie dla byłych pracowników poszukujących nowej pracy. Umożliwiają nie tylko wykazanie dotychczasowego przebiegu kariery, ale również ustalenie, np. wysokości urlopu wypoczynkowego należnego w przyszłej pracy. Brak miejsca na dowolność Wydanie świadectwa pracy należy do obowiązków pracodawcy. Przekazanie go nie może być uzależnione od dokonania jakichkolwiek rozliczeń z byłym pracownikiem. Oznacza to, że szef nie ma prawa warunkować wydania dokumentu np. uprzednim zwróceniem przez zatrudnionego pobranych zaliczek, pożyczek czy powierzonych mu narzędzi pracy. Pracodawca rozstający się ze swoim podwładnym, powinien wręczyć mu świadectwo pracy niezwłocznie, w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy. Świadectwo pracy wskazuje podstawowe informacje na temat przebiegu zatrudnienia danego pracownika. Dane, które powinno ono zawierać, są ściśle określone przepisami prawa. W treści dokumentu trzeba umieścić przede wszystkim takie informacje jak: - okres zatrudnienia, - wymiar czasu pracy, - rodzaj wykonywanej pracy lub stanowisko, Autopromocja Specjalna oferta letnia Pełen dostęp do treści "Rzeczpospolitej" za 5,90 zł/miesiąc KUP TERAZ - tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy, - zajęcie wynagrodzenia za pracę w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej, - informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (np. wykorzystanie urlopów wypoczynkowych lub związanych z rodzicielstwem, okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub pobierania wynagrodzenia za czas choroby). W świadectwie pracy zamieszcza się również pouczenie o prawach pracownika dotyczących trybu jego sprostowania, a także dane dotyczące wysokości i składników wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacjach – jeżeli zażądał tego zatrudniony. Co nowego Zmiany dotyczące przekazywania podwładnym świadectw pracy wiążą się z wejściem w życie przepisów wprowadzających skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (czyli tzw. dokumentacji pracowniczej) oraz możliwość jej elektronizacji. Konkretnie mówimy tu o ustawie z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357). Celem przypomnienia, ten nowy okres to zasadniczo 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu, a nie – jak to było dotychczas – 50, a dokumenty będzie można przechowywać również elektronicznie. Z punktu widzenia świadectw pracy najważniejsze jest jednak, że wraz z nimi szefowie będą musieli wydawać pracownikom dodatkowe informacje o: - okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (zasadniczo 10-cioletnim), - możliwości jej odbioru przez etatowca do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania, - zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w tym terminie. Co istotne, tę informację będzie można przekazać byłemu zatrudnionemu nie tylko w postaci papierowej. Dopuszczalna jest również forma elektroniczna. Nawet odszkodowanie Niewydanie byłemu pracownikowi świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko jego prawom. Takim zaniechaniem przełożony ryzykuje poniesienie dotkliwych konsekwencji finansowych – kara grzywny może wynieść od 1000 zł aż do 30 000 zł). Jednak potencjalna odpowiedzialność pracodawcy na tym się nie kończy. Były zatrudniony może żądać wydania świadectwa pracy i dochodzić odszkodowania w związku z poniesioną przez to szkodą w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. - Patrycja Zawirska jest radcą prawnym, partnerem w Zawirska Gąsior – radcowie prawni i adwokaci - Marta Rogocz jest prawnikiem w tej kancelarii OD 1 stycznia 2019 r. skrócono okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Na pracodawców nałożono nowy obowiązek informowania pracowników o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( z 2018 r., poz. 357) do kodeksu pracy zostały wprowadzone nowe przepisy, które regulują okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b pracodawca ma obowiązek przechowywać tę dokumentację przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania). Zatem nowelizacja skróciła okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Nowy okres stosuje się co do zasady do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. (w drodze wyjątku można go również stosować do pracowników zatrudnionych przed tą datą, jeśli pracodawca złoży raporty informacyjne do ZUS). Ponadto wprowadzono nowy obowiązek dla pracodawców, który polega na tym, że w momencie wydawania pracownikowi świadectwa pracy pracodawca powinien też wydać mu informację o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej (art. 946 pkt 1 W kontekście tych regulacji warto jednak zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz, a mianowicie na konieczność aktualizacji obowiązku informacyjnego o przetwarzaniu danych osobowych. Zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. a RODO, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, administrator danych osobowych (pracodawca) ma obowiązek wskazać osobie, której dane dotyczą (pracownikowi), informację o okresie, przez jaki będą one przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu. Zatem obowiązek informacyjny wynikający z RODO jest niezależny od obowiązku wskazanego w art. 946 pkt 1 Co ciekawe, ten pierwszy aktualizuje się jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy, a drugi – wraz z końcem zatrudnienia. Informacja, o której mowa w art. 13 ust. 2 lit. a RODO, powinna być bowiem przekazana pracownikowi najpóźniej w chwili pozyskiwania jego danych osobowych (np. w chwili uzupełniania przez pracownika kwestionariusza osobowego i zawierania umowy o pracę). Warto zauważyć, że w praktyce możemy spotkać różne sposoby realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO w zakresie okresu przechowywania danych osobowych. Najczęściej pracodawcy: 1) wskazywali wprost 50-letni okres przechowywania danych osobowych, powołując się na art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( z 2016 r. poz. 1506); 2) odwoływali się do obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie, czyli informowali pracownika, że jego dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa pracy, prawa ubezpieczeniowego oraz prawa podatkowego, nie przytaczając wprost okresu; 3) odwoływali się do dokumentu wewnętrznego pracodawcy, który określał poszczególne okresy dla różnych danych, np. 50 lat dla akt osobowych, 3 lata dla grafików czasu pracy, 6 lat dla potrąceń należności itd. Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r. Zatem po 1 stycznia 2019 r. przedsiębiorcy muszą zwrócić uwagę na treść przekazywanych pracownikom informacji i tam, gdzie taka potrzeba zaistnieje, powinni je zaktualizować. W pierwszym powyżej wskazanym przypadku pracodawcy powinni wskazać nowy 10-letni okres przechowywania danych i jako podstawę prawną podać art. 94 pkt 9b W drugim przypadku zmiany nie będą konieczne, gdyż informacja odwołuje do obowiązujących przepisów prawa pracy, a takim przepisem jest bez wątpienia omawiany tu art. 94 pkt 9b Natomiast w trzecim nie ma potrzeby zmiany samego obowiązku informacyjnego, natomiast modyfikacji będzie wymagała obowiązująca u pracodawcy polityka, do której obowiązek ten odsyła. W takiej polityce pracodawca będzie musiał po pierwsze musiał uwzględnić nowy okres przechowywania dokumentacji (10 lat) dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., oraz po drugie będzie musiał zweryfikować inne wyszczególnione przez siebie wcześniej okresy, np. termin na przechowywanie ewidencji czasu pracy. Dotychczas przyjmowało się bowiem, że ewidencję należy przechowywać przez co najmniej trzy lata, natomiast w świetle ostatnich zmian okres ten wynosi 10 lat (stanowi ona część dokumentacji pracowniczej). Błędne wskazanie informacji przekazywanych w ramach obowiązku informacyjnego może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla pracodawców, zwłaszcza nałożeniem kary pieniężnej, po uprzednim zbadaniu okoliczności i rozmiaru naruszenia przepisów RODO. Zatem warto do tematu obowiązku informacyjnego wrócić i tam, gdzie okaże się to konieczne, zaktualizować jego treść. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022 JAK PRAWIDŁOWO PROWADZIĆ AKTA OSOBOWE PRACOWNIKÓW I NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ PRZY PROWADZENIU AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKA? Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz założenie i prowadzenie akt osobowych pracowników. Zatrudniający zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego podwładnego akta osobowe. Ponadto pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jest to szczególnie istotne ze względu na fakt, że naruszenie tych zasad może skutkować karą grzywny. Zgodnie bowiem z art. 281 Kodeksu pracy, kto pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Powyższe obowiązki wynikają z przepisów Kodeksu pracy. Natomiast szczegółowe zasady prawidłowego prowadzenia akt osobowych reguluje Rozporządzenie Ministra pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. TRZY CZĘŚCI AKT OSOBOWYCH Jedną z ważniejszych zasad, które obowiązują przy zakładaniu i dalszym prowadzeniu akt osobowych jest podział akt osobowych na trzy części: cześć A, część B oraz część C. Wyodrębnienie poszczególnych części akt osobowych ma na celu zachowanie porządku w dokumentacji i rozdzielenie poszczególnych dokumentów w zależności od momentu ich otrzymania czy wytworzenia przez pracodawcę. Część A powinna zawierać wszelką dokumentację związaną z ubieganiem się kandydata do pracy o zatrudnienie. Pracodawca, który zamierza zatrudnić pracownika, zbiera od kandydata do pracy informacje na temat jego dotychczasowego doświadczenia czy stopnia wykształcenia, co powinno zostać potwierdzone przedłożeniem przez kandydata do pracy stosownymi dokumentami. Osoba, która ma nawiązać z pracodawcą stosunek pracy do momentu podpisania umowy o pracę nie posiada jeszcze statusu pracownika, jest kandydatem do pracy, od którego wymaga się chociażby przedłożenia do pracodawcy orzeczenia lekarskiego stwierdzającego zdolność do wykonywania pracy na danym stanowisku a także wypełnienia kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Wszystkie dokumenty otrzymane od kandydata do pracy przez pracodawcę, a w praktyce przez pracownika działu kadrowego, należy umieścić w części A akt osobowych pracownika. Pierwszym dokumentem umieszczonym w części B akt osobowych jest najczęściej egzemplarz umowy o pracę, a cała część B zawiera wszelkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia danego pracownika, poczynając od umowy o pracę po informację o warunkach zatrudnienia i inne dokumenty, których wręczenie pracownikowi wynika z przepisów prawa pracy poprzez wszystkie istotne postanowienia dokonywane w trakcie zatrudnienia. W części B mogą znaleźć się takie dokumenty jak: aneksy do umowy zawierające informacje np. o podwyższeniu wynagrodzenia, porozumienia lub wypowiedzenia zmieniające w przypadku konieczności dokonania zmian w dotychczasowych warunkach zatrudnienia, w tym miejscu znajdą się kontrolne i okresowe badania lekarskie i wiele innych dokumentów regulujących sprawy związane z przebiegiem zatrudnienia. W części C znajduje się wszelka dokumentacja związana z ustaniem stosunku pracy. W tym miejscu akt osobowych swoje miejsce znajdzie egzemplarz świadectwa pracy ale także pismo rozwiązujące umowę o pracę czy to w formie wypowiedzenia czy rozwiązania w trybie porozumienia stron, informacja o wypłacie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, informacja o przysługującym pracownikowi prawie do odprawy i wiele innych dokumentów, które związane są z ustaniem stosunku pracy. CHRONOLOGIA Kolejnym szalenie istotnym elementem prowadzenia akt osobowych pracownika jest jej chronologia. Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym. Porządek chronologiczny oznacza segregację dokumentów zgodnie z datą ich otrzymania lub przygotowania, które powinny być ułożone od najstarszego historycznie do najbardziej aktualnego. W praktyce oznacza to, że najstarsze dokumenty powinny znajdować się w głębi akt, a najnowsze na wierzchu. Chronologicznie to znaczy następująco po sobie według daty. Uwaga! Chronologia dokumentacji w aktach osobowych powinna dotyczyć każdej z wyodrębnionej części akt osobowych pracownika. Przepisy wyraźnie wskazują, iż dokumenty powinny być ułożone chronologicznie w ramach poszczególnych części akt osobowych. Pojawia się pytanie, w jaki sposób postąpić w przypadku dostarczenia przez pracownika dokumentu z opóźnieniem, podczas gdy akta osobowe pracownika zostały już założone i ułożone chronologicznie. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest zamieszczenie na dokumencie daty wpływu i wpięcie go do akt osobowych w następnej kolejności. Uwaga! Nie ma konieczności wprowadzania daty wpływu na każdym dokumencie znajdującym się w teczce akt osobowych, jednak nic nie stoi na przeszkodzie aby taką praktykę prowadzić. Wielu praktyków prawa pracy umieszcza informację o dacie wpływu na każdym dostarczonym przez pracownika dokumencie. NUMERACJA Kolejną ważną zasadą dotyczącą prowadzenia akt osobowych, a wynikającą z przepisów rozporządzenia jest konieczność ponumerowania wszystkich dokumentów znajdujących się w poszczególnych częściach akt osobowych. Każda z tych części powinna również zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Numerowanie poszczególnych dokumentów powinno być dokonane przy użyciu długopisu (a nie ołówka czy innego urządzenia piśmiennego, który można z łatwością usunąć) i powinno stanowić trwały ślad w aktach osobowych. Jakakolwiek konieczność zmiany chronologii w aktach osobowych będzie powodowała konieczność dokonania zmiany naniesionej numeracji. W takim przypadku niedopuszczalne jest użycie korektora czy innego środka trwale usuwającego ślad po poprzedniej numeracji. Najlepszym rozwiązaniem jest przekreślenie nieaktualnej numeracji i nadanie nowej, według nowego porządku. Sytuacja taka jednak nie powinna mieć miejsca zbyt często ponieważ nawet dostarczenie z opóźnieniem pewnego dokumentu przez pracownika nie musi powodować konieczności zmiany numeracji, wystarczy wprowadzić datę wpływu na dokumencie. Uwaga! Przepisy nie zabraniają w sposób kategoryczny używania ołówka. Przyjmuje się jednak, że taka technika numerowania może okazać się nietrwała i sprzyjać “manipulacjom”. Za posłużenie się ołówkiem nie grozi żadna kara. W przypadku kontroli PIP, w żadnym wypadku nie ma podstaw do postawienia zarzutu, że dokumenty nie są numerowane. Jednak inspektorzy – (to wynika z praktyki i mojego doświadczenia), wydają wystąpienia w których zalecają używanie długopisu jako pewniejszej i trwalszej formy numeracji. Inspektorzy wydają również polecenia ustne w tym zakresie – w trakcie czynności kontrolnych. Wykaz dokumentów stanowi swego rodzaju: spis treści ułatwiający uzyskanie informacji na temat zawartości poszczególnych części akt osobowych pracownika. Wykaz dokumentów jest kartą, zazwyczaj sztywną kartą, na której odręcznie (lub w innej formie zapisu, np. elektronicznej jeśli tworzymy ten spis np. przy użyciu Excela) należy wykazać każdy nowy dokument znajdujący swoje miejsce w poszczególnych częściach akt osobowych. Karta ta zazwyczaj jest dołączana do teczki akt osobowych, którą można nabyć w każdym sklepie z artykułami papierniczymi. Nic nie stoi na przeszkodzie aby taką kartę przygotować samemu, np. przy użyciu programu Word czy Excel pamiętając jednak o odpowiednim jej oznaczeniu literą A, B lub C, w zależności której części akt osobowych dotyczy. ORYGINAŁY CZY KOPIE? Ważne jest, aby każdy pracodawca przechowywał w aktach osobowych pracownika wyłącznie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii jednak podstawową zasadą jest gromadzenie w aktach osobowych kopii dokumentów. Wyjątek dotyczy niewielkiej grupy dokumentów, np. orzeczenia lekarskiego, które powinno być przechowywane w oryginale. W praktyce zdarza się tak, że pracownicy przynoszący do działu kadr oryginały dokumentów są jednocześnie zaopatrzeni w ich kopie, które składają pracodawcy w celu przechowywania w aktach osobowych. Nic nie stoi na przeszkodzie aby takie kopie od pracownika zebrać. Należy jednak pamiętać o sprawdzeniu zgodności oryginału z doniesioną kopią dokumentu. Najczęściej jednak do zadań osób zatrudnionych w działach kadrowych należy kserowanie wszelkiej dokumentacji dostarczonej często w sporej ilości przez kandydata do pracy. Uwaga! Odpis jest już rodzajem kopii, dlatego nie ma potrzeby tworzenia kopii z kopii. Odpis dokumentu może być wpięty do właściwej części akt osobowych pracownika. JĘZYK POLSKI Następny warunek do spełnienia przy prowadzeniu akt osobowych to prowadzenie akt osobowych zgodnie z zapisami ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Mianowicie pracodawca, sporządzając akta osobowe, powinien dopełnić obowiązku używania języka polskiego przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Warto jeszcze zaznaczyć, że dokumenty z zakresu prawa pracy mogą być, poza obowiązkową polską wersją językową, również sporządzane w innych wersjach obcojęzycznych. Jednakże należy podkreślić, iż jeżeli strony nie postanowiły inaczej, podstawą wykładni takich dokumentów jest ich wersja w języku polskim. Podstawa prawna: – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy ( z dnia ) – Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim ( z dnia – Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( z dnia TO CIĘ NA PEWNO ZAINTERESUJE: Czy ponowne zatrudnienie pracownika po przerwie rodzi obowiązek założenia i prowadzenia nowych akt osobowych pracownika? Czy przepisy prawa dopuszczają możliwość kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracownika nawet po przerwie w zatrudnieniu? Odpowiedź znajdziesz w moim artykule na ten temat: PONOWNE ZATRUDNIENIE A OBOWIĄZEK PROWADZENIA AKT OSOBOWYCH Jesteś osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych pracownika? To świetnie się składa! Przygotowałam dla Ciebie darmową listę sprawdzającą dzięki, której będziesz mieć pewność, że akta osobowe pracowników są prowadzone w 100% poprawnie i zgodnie z przepisami! Aby pobrać listę sprawdzającą – zapraszam Ciebie tutaj: LISTA SPRAWDZAJĄCA Wystarczy, że odnajdziesz FORMULARZ po lewej stronie ekranu , po którego wypełnieniu otrzymasz na swój adres e-mail LISTĘ SPRAWDZAJĄCĄ! Zmieniasz pracę? Gratuluję! Dowiedz się o czym powinien pamiętać pracownik aby móc w pełni skorzystać ze swoich praw i przywilejów! ZMIANA PRACODAWCY – O CZYM PRACOWNIK MUSI PAMIĘTAĆ Dokument jaki sposób sporządzić informację o okresie przechowywania dokumentacji po ustaniu stosunku pracy, dołączaną do świadectwa pracy? Jak informować pracowników lub byłych pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji, a także sporządzić protokół zniszczenia poprzedniej formy dokumentacji? Zapraszamy do korzystania z gotowych wzorów dostępnych na Portalu Kadrowym!Skorzystaj ze wzorów wniosków, informacji oraz zawiadomień – aktualnych po zmianie przepisów w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej z dniem 1 stycznia 2019 roku. Nowe wzory dokumentów dostępne na Portalu Kadrowym Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej Informacja dla pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Zawiadomienie o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji byłych pracowników Pobierz wzór >> Protokół zniszczenia nieodebranej dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Przechowywanie dokumentacji pracowniczej Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (dołączana do świadectwa pracy) Pobierz wzór >> Aktualizacja informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wnioski o wydanie kopii z dokumentacji Wniosek pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek krewnych pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek krewnych pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Ewidencja czasu pracy Wzór miesięcznej karty ewidencji czasu pracy Pobierz wzór >> Zachęcamy do korzystania z nowych wzorów dokumentów. Redakcja Portalu Kadrowego

informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy